Stampante offline: perché succede e come si risolve

Le cinque cose che possono rompersi

Fra il momento in cui premi «stampa» e il foglio che esce ci sono cinque tappe. «Offline» vuol dire che una di queste si è interrotta, e ognuna lascia un sintomo diverso.

Guarda la colonna di destra e trova la frase che descrive quello che vedi: quella riga è il tuo problema.

I tre controlli da trenta secondi

Falli in quest'ordine, prima di qualunque altra cosa. Risolvono da soli circa metà dei casi e non possono rompere niente.

1. Togli la spunta «Usa stampante offline». È una vera opzione di Windows, si attiva da sola quando la stampante non risponde per un po' e resta attiva anche quando torna a posto. Si trova in Impostazioni → Bluetooth e dispositivi → Stampanti e scanner → la tua stampante → Apri coda di stampa, e nel menu Stampante in alto. Se c'è un segno di spunta accanto a «Usa stampante offline», toglilo. È la cosa più semplice della lista ed è spesso tutto quello che serve.
2. Togli anche «Sospendi stampa», che sta nello stesso menu poco sopra. Con quella attiva i lavori si accumulano e non parte niente, senza nessun messaggio di errore.
3. Spegni la stampante dal pulsante, aspetta trenta secondi e riaccendila. Trenta secondi veri: molte stampanti mantengono lo stato in memoria per qualche istante, e un riavvio troppo rapido non serve a niente.

Il colpevole numero uno: l'indirizzo che cambia

Ogni apparecchio collegato al WiFi riceve dal router un numero che lo identifica in casa, tipo 192.168.1.47. Il router non lo regala per sempre: lo presta per un certo numero di ore, e alla scadenza può darne un altro. Succede tipicamente quando la stampante è stata spenta per qualche giorno, o dopo che il router si è riavviato per un calo di corrente.

Il computer però non se ne accorge. Quando hai installato la stampante, Windows si è segnato il numero di allora e da quel momento bussa lì. Se il numero è cambiato, bussa a una porta dove non c'è più nessuno, non riceve risposta e scrive offline.

È per questo che il sintomo è così strano: la stampante è accesa, pronta, e magari stampa benissimo dal telefono — che la cerca per nome e non per numero — mentre dal computer risulta offline.

Lo schema qui sotto è tutto l'articolo in una figura: cambia un numero solo, e nessuno dei due se ne accorge.

1. Fai stampare alla stampante la sua pagina di configurazione. Quasi tutte lo fanno tenendo premuto per qualche secondo il tasto con la freccia o il tasto WiFi, oppure dal menu Rete → Stampa rapporto. Su quel foglio c'è l'indirizzo IP di adesso.
2. Confronta con quello che ha Windows. Impostazioni → Stampanti e scanner → la tua stampante → Proprietà stampante → scheda Porte. La porta selezionata ha il vecchio indirizzo nel nome.
3. Se i due numeri sono diversi, hai trovato il problema. Puoi correggerlo subito con Configura porta, scrivendo il numero nuovo.
4. Ma non fermarti qui: se lasci le cose così, fra un mese l'indirizzo cambierà di nuovo e ci risiamo. Il capitolo dopo lo blocca per sempre.

La soluzione definitiva: prenotare l'indirizzo

Si chiama prenotazione DHCP, o «indirizzo riservato», e vuol dire dire al router: a questo apparecchio dai sempre lo stesso numero. Sono cinque minuti una volta sola, e dopo la stampante non va più offline per questo motivo.

Si fa dal router, non dalla stampante, e il vantaggio è proprio quello: vale per tutti i computer, i telefoni e i tablet di casa insieme, senza toccarli uno per uno.

1. Entra nella pagina del router scrivendo nel browser 192.168.1.1. Su alcuni è 192.168.0.1, sui FRITZ!Box è fritz.box, e su Fastweb non è nessuno dei tre: al FASTGate si entra da http://myfastgate/. La password è di solito sotto il router, su un'etichetta.
2. Trova l'elenco dei dispositivi collegati. Si chiama «Dispositivi», «Rete locale», «DHCP» o «LAN» secondo la marca.
3. Trova la stampante nell'elenco e cerca l'opzione «Assegna sempre questo indirizzo», «Indirizzo statico» o «Prenotazione». Su alcuni router è una spunta accanto al dispositivo, su altri va aggiunta a mano copiando l'indirizzo MAC.
4. Salva e riavvia la stampante, così prende subito l'indirizzo prenotato.
5. Controlla che Windows punti a quel numero (Proprietà stampante → Porte → Configura porta). Da qui in poi i due numeri non possono più divergere.

Quando Windows dice offline e la stampante sta benissimo

C'è un caso che fa impazzire, e ha una soluzione di due clic che quasi nessuno scrive: la stampante stampa, ma Windows la segna offline. I lavori partono, escono i fogli, e intanto l'icona resta grigia con la scritta offline.

Il motivo è un meccanismo di controllo chiamato SNMP. Windows, oltre a mandare i dati da stampare, interroga periodicamente la stampante per sapere come sta. Se quella risposta non arriva — perché il modello non la supporta bene, perché il router filtra quel tipo di traffico, o perché la stampante è in risparmio energetico — Windows conclude che è spenta. Ma il canale della stampa vera è un altro, e funziona.

1. Impostazioni → Stampanti e scanner → la tua stampante → Proprietà stampante → scheda Porte.
2. Seleziona la porta attiva (quella con la spunta) e premi Configura porta.
3. Togli la spunta a «Stato SNMP attivato» e conferma.
4. Riavvia il servizio di stampa o riavvia il computer, e la scritta offline sparisce.

Cambiare la porta: da WSD a TCP/IP

Quando Windows trova una stampante da solo, spesso la installa su una porta di tipo WSD, che è un sistema di scoperta automatica. È comodo perché non devi sapere nessun numero, ed è fragile proprio per lo stesso motivo: si basa su messaggi di scoperta che il WiFi perde facilmente, e che molti router non fanno passare fra una frequenza e l'altra.

Il risultato tipico è una stampante che va offline dopo ogni riavvio, o che sparisce e ricompare da sola. La cura è passarla a una porta TCP/IP standard puntata su un indirizzo prenotato: è il modo in cui vengono installate le stampanti negli uffici, e non si muove più.

1. Prima prenota l'indirizzo sul router, come nel capitolo sopra. Senza quello il cambio di porta dura poco.
2. Proprietà stampante → Porte → Aggiungi porta → Porta TCP/IP standard → Nuova porta.
3. Scrivi l'indirizzo della stampante e lascia il nome che Windows propone.
4. Seleziona la nuova porta e applica. Se vedi ancora la vecchia porta WSD nell'elenco, lasciala pure: basta che non sia quella selezionata.
5. Stampa una pagina di prova dal pulsante nella scheda Generale.

Quando il problema è il WiFi

Se dal computer non la trovi nemmeno rifacendo la ricerca da capo, spesso computer e stampante sono su due reti che non si parlano, pur essendo nella stessa casa.

Tre situazioni, tutte comuni e nessuna evidente:

1. La rete ospiti. Se il computer o il telefono sono collegati alla rete «ospiti» del router, per progetto non vedono gli altri apparecchi di casa. È la funzione che serve a proteggere la rete dagli estranei, e qui lavora contro di te. Sposta il computer sulla rete normale.
2. L'isolamento dei dispositivi. Alcuni router hanno un'opzione chiamata «isolamento AP», «separazione dispositivi» o simile, che impedisce ai dispositivi WiFi di vedersi fra loro. Va spenta dalla pagina del router.
3. Le due frequenze. Quasi tutte le stampanti economiche usano solo la rete a 2,4 GHz. Se il computer sta sulla 5 GHz e il router tiene le due reti davvero separate, non si trovano. Si risolve mettendo il computer sulla 2,4 GHz per fare l'installazione, e poi rimettendolo dov'era: una volta che la porta punta a un indirizzo fisso, la frequenza non conta più.
4. Il ripetitore. Una stampante attaccata a un ripetitore e un computer attaccato al router principale a volte finiscono su due sottoreti diverse. Meglio tenere la stampante sul router principale, che tanto sta ferma.

La coda bloccata: come si svuota davvero

Quando un lavoro si incastra, tutti quelli dietro restano fermi e la stampante sembra morta. Cancellare i documenti dalla finestra della coda spesso non basta: restano in stato «Eliminazione in corso» e non se ne vanno.

Il motivo è che i file da stampare sono ancora fisicamente sul disco, e il servizio che li gestisce li ha aperti. Per toglierli bisogna fermare il servizio, cancellare i file e riavviarlo.

1. Apri il Prompt dei comandi come amministratore (cerca «cmd», tasto destro, Esegui come amministratore).
2. Ferma il servizio di stampa con il primo comando qui sotto.
3. Cancella i lavori rimasti con il secondo. Sono file temporanei e non si perde niente di importante, ma i documenti in attesa spariscono: quelli che ti servono vanno rimandati in stampa dopo.
4. Riavvia il servizio con il terzo. La coda adesso è vuota davvero.

Su Mac

Su macOS il messaggio è diverso — «In pausa» o «Non connessa» — ma le cause sono le stesse, e c'è una scorciatoia che non esiste su Windows.

1. Riprendi la stampa: Impostazioni di Sistema → Stampanti e scanner → la stampante → Coda di stampa. Se c'è il pulsante Riprendi, premilo: il Mac mette in pausa da solo dopo un errore e non lo toglie più.
2. Togli e rimetti la stampante con il meno e poi il più. Sul Mac è rapido e ricrea la configurazione da zero.
3. Se non basta, azzera il sistema di stampa: tasto destro (o Control-clic) nell'elenco delle stampanti → Reimposta sistema di stampa… Toglie tutte le stampanti e tutte le code, e riporta il Mac alla condizione di quando era nuovo su questo punto. È drastico ma risolve i casi ostinati.
4. Rimetti la stampante scegliendola, se c'è, dalla voce con il protocollo AirPrint: è quella che regge meglio i cambi di indirizzo.

Se è collegata con il cavo

Con il cavo USB cadono tutte le cause di rete, e ne restano tre.

La porta USB. Cambia porta, e prova a collegarla direttamente al computer invece che a un hub o allo schermo. Le stampanti sono fra le cose che soffrono di più gli hub senza alimentazione.

Il cavo. I cavi USB delle stampanti sono spesso lunghi e vecchi. Un cavo da tre metri comprato dieci anni fa è un sospettato serio, soprattutto se la stampante viene vista a intermittenza.

Il driver. Un aggiornamento di Windows può sostituire il driver con uno generico che perde metà delle funzioni. Si riconosce perché sparisce la stampa fronte-retro o la gestione dei livelli di inchiostro.

Cosa non fare

Sono le cose che si trovano scritte ovunque e che fanno perdere tempo o peggiorano la situazione.

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1. Non disinstallare e reinstallare la stampante per prima cosa. È il consiglio più diffuso e il meno efficace: se l'indirizzo è cambiato, reinstallando ne prendi uno che cambierà di nuovo. Risolve per una settimana.
2. Non impostare un indirizzo fisso a caso sulla stampante senza guardare l'intervallo che il router distribuisce. Prima o poi il router darà quel numero a un telefono e spariranno tutti e due.
3. Non installare i programmi «di manutenzione stampante» che si trovano cercando la soluzione. Non fanno niente che non si faccia in due clic, e spesso aggiungono pubblicità.
4. Non spegnere il controllo SNMP se la stampante non stampa davvero. Nasconde il sintomo e ti fa cercare nel posto sbagliato.
5. Non tenere la stampante in una stanza dove il WiFi prende male. Sono gli apparecchi con l'antenna più scarsa di tutta la casa: dove il telefono fa una tacca, la stampante non c'è.