Stampante offline: perché succede e come si risolve

Le cinque cose che possono rompersi

Fra il momento in cui premi «stampa» e il foglio che esce ci sono cinque tappe. «Offline» vuol dire che una di queste si è interrotta, e ognuna lascia un sintomo diverso.

Guarda la colonna di destra e trova la frase che descrive quello che vedi: quella riga è il tuo problema.

I tre controlli da trenta secondi

Falli in quest'ordine, prima di qualunque altra cosa. Risolvono da soli molti casi e non possono rompere niente.

1. Togli la spunta «Usa stampante offline» (Windows 10). È una vera opzione di Windows, si attiva da sola quando la stampante non risponde per un po' e resta attiva anche quando torna a posto. In Windows 10: Impostazioni → Dispositivi → Stampanti e scanner → la tua stampante → Apri coda, menu Stampante in alto: se accanto a «Usa stampante offline» c'è un segno di spunta, toglilo. Nel Windows 11 che abbiamo provato la voce non c'è: la coda è una finestra nuova che non la mostra, e lì conviene passare ai controlli sull'indirizzo dei capitoli successivi.
2. Controlla che la stampa non sia in pausa. Nella finestra della coda, i tre puntini «…» accanto al nome della stampante aprono un menu con Sospendi tutto, Riprendi tutto e Annulla tutto: se hai messo in pausa, scegli «Riprendi tutto». Con la pausa attiva i lavori si accumulano e non parte niente, senza nessun messaggio di errore.
3. Spegni la stampante dal pulsante, aspetta trenta secondi e riaccendila. Trenta secondi veri: molte stampanti mantengono lo stato in memoria per qualche istante, e un riavvio troppo rapido non serve a niente.

Il colpevole numero uno: l'indirizzo che cambia

Ogni apparecchio collegato al WiFi riceve dal router un numero che lo identifica in casa, tipo 192.168.1.47. Il router non lo regala per sempre: lo presta per un certo numero di ore, e alla scadenza può darne un altro. Succede tipicamente quando la stampante è stata spenta per qualche giorno, o dopo che il router si è riavviato per un calo di corrente.

Il computer però non se ne accorge. Quando hai installato la stampante, Windows si è segnato il numero di allora e da quel momento bussa lì. Se il numero è cambiato, bussa a una porta dove non c'è più nessuno, non riceve risposta e scrive offline.

È per questo che il sintomo è così strano: la stampante è accesa, pronta, e magari stampa benissimo dal telefono — che la cerca per nome e non per numero — mentre dal computer risulta offline.

Lo schema qui sotto è tutto l'articolo in una figura: cambia un numero solo, e nessuno dei due se ne accorge.

1. Fai stampare alla stampante la sua pagina di configurazione. Quasi tutte lo fanno tenendo premuto per qualche secondo il tasto con la freccia o il tasto WiFi, oppure dal menu Rete → Stampa rapporto. Su quel foglio c'è l'indirizzo IP di adesso.
2. Confronta con quello che ha Windows. Impostazioni → Bluetooth e dispositivi → Stampanti e scanner → la tua stampante → Proprietà stampante → scheda Porte. Se la porta selezionata è di tipo TCP/IP, il suo nome contiene l'indirizzo di allora. Se invece si chiama «WSD-…» (è come Windows installa da solo molte stampanti) l'indirizzo non è scritto lì: salta al capitolo sulla porta.
3. Se la porta è TCP/IP e i due numeri sono diversi, hai trovato il problema. Puoi correggerlo subito con Configura porta, scrivendo il numero nuovo.
4. Ma non fermarti qui: se lasci le cose così, fra un po' l'indirizzo può cambiare di nuovo e ci risiamo. Il capitolo dopo lo blocca per sempre.

La soluzione definitiva: prenotare l'indirizzo

Si chiama prenotazione DHCP, o «indirizzo riservato», e vuol dire dire al router: a questo apparecchio dai sempre lo stesso numero. Sono cinque minuti una volta sola, e dopo la stampante non va più offline per questo motivo.

Si fa dal router, non dalla stampante, e il vantaggio è proprio quello: vale per tutti i computer, i telefoni e i tablet di casa insieme, senza toccarli uno per uno.

1. Entra nella pagina del router scrivendo nel browser 192.168.1.1. Su alcuni è 192.168.0.1, sui FRITZ!Box è fritz.box, e su Fastweb non è nessuno dei tre: al FASTGate si entra da http://myfastgate/. La password è di solito sotto il router, su un'etichetta.
2. Trova l'elenco dei dispositivi collegati. Si chiama «Dispositivi», «Rete locale», «DHCP» o «LAN» secondo la marca.
3. Trova la stampante nell'elenco e cerca l'opzione «Assegnare sempre lo stesso indirizzo» (così sul FRITZ!Box), «Indirizzo statico» o «Prenotazione». Su alcuni router è una spunta accanto al dispositivo, su altri va aggiunta a mano copiando l'indirizzo MAC.
4. Salva e riavvia la stampante, così prende subito l'indirizzo prenotato.
5. Controlla che Windows punti a quel numero (Proprietà stampante → Porte → Configura porta). Da qui in poi i due numeri non possono più divergere.

Quando Windows dice offline e la stampante sta benissimo

C'è un caso che fa impazzire, e ha una soluzione di due clic che quasi nessuno scrive: la stampante stampa, ma Windows la segna offline. I lavori partono, escono i fogli, e intanto l'icona resta grigia con la scritta offline.

Questo capitolo vale solo se la porta è di tipo TCP/IP standard (con una porta WSD la casella di cui parliamo non esiste). Il motivo è un meccanismo di controllo chiamato SNMP. Windows, oltre a mandare i dati da stampare, interroga periodicamente la stampante per sapere come sta. Se quella risposta non arriva — perché il modello non la supporta bene, perché il router filtra quel tipo di traffico, o perché la stampante è in risparmio energetico — Windows conclude che è spenta. Ma il canale della stampa vera è un altro, e funziona.

1. Impostazioni → Bluetooth e dispositivi → Stampanti e scanner → la tua stampante → Proprietà stampante → scheda Porte.
2. Seleziona la porta attiva (quella con la spunta) e premi Configura porta.
3. Togli la spunta a «Stato SNMP attivato» e conferma.
4. Riavvia il servizio di stampa o riavvia il computer, e la scritta offline sparisce.

Cambiare la porta: da WSD a TCP/IP

Quando Windows trova una stampante da solo, spesso la installa su una porta di tipo WSD, che è un sistema di scoperta automatica. È comodo perché non devi sapere nessun numero, ed è fragile proprio per lo stesso motivo: si basa su messaggi di scoperta che il WiFi perde facilmente, e che molti router non fanno passare fra una frequenza e l'altra.

Il risultato tipico è una stampante che va offline dopo ogni riavvio, o che sparisce e ricompare da sola. La cura è passarla a una porta TCP/IP standard puntata su un indirizzo prenotato: è il modo in cui vengono installate le stampanti negli uffici, e non si muove più. Se dopo il cambio la stampa non parte, riporta la porta com'era e installa il driver dal sito del produttore: alcune stampanti, col driver generico di Windows, funzionano solo con la porta WSD.

1. Prima prenota l'indirizzo sul router, come nel capitolo sopra. Senza quello il cambio di porta dura poco.
2. Proprietà stampante → Porte → Aggiungi porta → Porta TCP/IP standard → Nuova porta.
3. Scrivi l'indirizzo della stampante e lascia il nome che Windows propone.
4. Seleziona la nuova porta e applica. Se vedi ancora la vecchia porta WSD nell'elenco, lasciala pure: basta che non sia quella selezionata.
5. Stampa una pagina di prova dal pulsante nella scheda Generale.

Quando il problema è il WiFi

Se dal computer non la trovi nemmeno rifacendo la ricerca da capo, spesso computer e stampante sono su due reti che non si parlano, pur essendo nella stessa casa.

Quattro situazioni, tutte comuni e nessuna evidente.

1. La rete ospiti. Se il computer o il telefono sono collegati alla rete «ospiti» del router, per progetto non vedono gli altri apparecchi di casa. È la funzione che serve a proteggere la rete dagli estranei, e qui lavora contro di te. Sposta il computer sulla rete normale.
2. L'isolamento dei dispositivi. Alcuni router hanno un'opzione chiamata «isolamento AP», «separazione dispositivi» o simile, che impedisce ai dispositivi WiFi di vedersi fra loro. Va spenta dalla pagina del router.
3. Le due frequenze. Quasi tutte le stampanti economiche usano solo la rete a 2,4 GHz. Se il computer sta sulla 5 GHz e il router tiene le due reti davvero separate, non si trovano. Si risolve mettendo il computer sulla 2,4 GHz per fare l'installazione, e poi rimettendolo dov'era: una volta che la porta punta a un indirizzo fisso, la frequenza non conta più.
4. Il ripetitore. Una stampante attaccata a un ripetitore e un computer attaccato al router principale a volte finiscono su due sottoreti diverse. Meglio tenere la stampante sul router principale, che tanto sta ferma.

Problema diverso: la stampante non si è mai collegata al Wi-Fi

Questo è un caso diverso da tutto quello che c'è sopra in questa guida: qui la stampante non si è mai collegata alla rete di casa, non è un apparecchio che funzionava e ha smesso. Le cinque cause di «offline» spiegate sopra non si applicano — non c'è nessun indirizzo salvato che sia cambiato, perché non ce n'è ancora uno.

1. Dal pannello della stampante (se ha uno schermo): entra nel menu Impostazioni, Rete o Wireless secondo la marca, scegli la Configurazione guidata wireless (o nome simile): la stampante cerca le reti disponibili, scegli la tua e scrivi la password.
2. Con il tasto WPS, se router e stampante lo supportano (più veloce, non serve scrivere la password): premi prima il tasto WPS del router (spesso ha il simbolo di due freccette che girano), poi entro due minuti attiva il WPS dal menu Rete della stampante (o tieni premuto il suo tasto dedicato) finché la spia lampeggia e poi si accende fissa.
3. Se la stampante non ha schermo, quasi tutte le marche offrono un'app gratuita sul telefono (per esempio HP — si chiamava HP Smart, verifica che lo sviluppatore sia HP Inc. — Canon PRINT, Epson Smart Panel, Brother iPrint&Scan) che guida al collegamento passo per passo, in alternativa al solo tasto WPS.

La coda bloccata: come si svuota davvero

Quando un lavoro si incastra, tutti quelli dietro restano fermi e la stampante sembra morta. Cancellare i documenti dalla finestra della coda spesso non basta: restano in stato «Eliminazione in corso» e non se ne vanno.

Il motivo è che i file da stampare sono ancora fisicamente sul disco, e il servizio che li gestisce li ha aperti. Per toglierli bisogna fermare il servizio, cancellare i file e riavviarlo.

1. Apri il Prompt dei comandi come amministratore (cerca «cmd», tasto destro, Esegui come amministratore).
2. Ferma il servizio di stampa con il primo comando qui sotto.
3. Cancella i lavori rimasti con il secondo. Sono file temporanei e non si perde niente di importante, ma i documenti in attesa spariscono: quelli che ti servono vanno rimandati in stampa dopo.
4. Riavvia il servizio con il terzo. La coda adesso è vuota davvero.

Su Mac

Su macOS il messaggio è diverso — «In pausa» o «Non connessa» — ma le cause sono le stesse, e c'è una scorciatoia che non esiste su Windows.

1. Riprendi la stampa: Impostazioni di Sistema → Stampanti e scanner → la stampante → Coda di stampa. Se c'è il pulsante Riprendi, premilo: il Mac mette in pausa da solo dopo un errore e non lo toglie più.
2. Togli e rimetti la stampante con il meno e poi il più. Sul Mac è rapido e ricrea la configurazione da zero.
3. Se non basta, azzera il sistema di stampa: tasto destro (o Control-clic) nell'elenco delle stampanti → Reimposta sistema di stampa… Toglie tutte le stampanti e tutte le code, e riporta il Mac alla condizione di quando era nuovo su questo punto. È drastico ma risolve i casi ostinati.
4. Rimetti la stampante scegliendola, se c'è, dalla voce con il protocollo AirPrint: è quella che regge meglio i cambi di indirizzo.

Se è collegata con il cavo

Con il cavo USB cadono tutte le cause di rete, e ne restano tre.

La porta USB. Cambia porta, e prova a collegarla direttamente al computer invece che a un hub o allo schermo. Le stampanti sono fra le cose che soffrono di più gli hub senza alimentazione.

Il cavo. I cavi USB delle stampanti sono spesso lunghi e vecchi. Un cavo da tre metri comprato dieci anni fa è un sospettato serio, soprattutto se la stampante viene vista a intermittenza.

Il driver. Un aggiornamento di Windows può sostituire il driver con uno generico che perde metà delle funzioni. Si riconosce perché sparisce la stampa fronte-retro o la gestione dei livelli di inchiostro.

Cosa non fare

Sono le cose che si trovano scritte ovunque e che fanno perdere tempo o peggiorano la situazione.

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1. Non disinstallare e reinstallare la stampante per prima cosa. È il consiglio più diffuso e il meno efficace: se l'indirizzo è cambiato, reinstallando ne prendi uno che cambierà di nuovo. Risolve per una settimana.
2. Non impostare un indirizzo fisso a caso sulla stampante senza guardare l'intervallo che il router distribuisce. Prima o poi il router darà quel numero a un telefono e spariranno tutti e due.
3. Non installare i programmi «di manutenzione stampante» che si trovano cercando la soluzione. Non fanno niente che non si faccia in due clic, e spesso aggiungono pubblicità.
4. Non spegnere il controllo SNMP se la stampante non stampa davvero. Nasconde il sintomo e ti fa cercare nel posto sbagliato.
5. Non tenere la stampante in una stanza dove il WiFi prende male. Sono gli apparecchi con l'antenna più scarsa di tutta la casa: dove il telefono fa una tacca, la stampante non c'è.