Inviare file grandi: come si fa quando la mail li rifiuta

Quanto passa davvero per mail

I limiti dichiarati dai servizi di posta sono questi, ma non è la storia completa.

1. Perché il file «rimpicciolisce»: gli allegati non viaggiano come sono, vengono ricodificati in testo per poter passare dentro un messaggio di posta. Quella codifica li gonfia di circa un terzo. Un file da 20 MB ne occupa 27 in viaggio, e sfora un limite da 25.
2. Il limite che conta è il più basso della catena, e non è il tuo: tu puoi avere Gmail con 25 MB, ma se il destinatario ha una posta aziendale che si ferma a 10, il messaggio rimbalza lì. E tu ricevi un errore che sembra colpa tua.
3. Comprimere in ZIP serve poco su foto, video e PDF: sono già compressi, e il file scende del due o tre per cento. Serve invece parecchio su documenti di testo, fogli di calcolo e cartelle piene di file piccoli.
4. Prima di cercare altro, prova a ridurre. Per i PDF: ristampali in PDF e spesso dimagriscono molto. Per le foto: mandale in una dimensione più piccola — il telefono lo chiede da solo quando le allega.
5. Se il file è appena sopra il limite, dividerlo in due messaggi è la soluzione più rapida e nessuno ci pensa.

La strada migliore: mandare un collegamento

È quella che quasi tutti hanno già a disposizione e non usano, ed è migliore dei servizi di trasferimento per tre motivi: non scade, si può revocare, e il destinatario non deve scaricare niente subito.

1. Su Gmail è automatico: se alleghi un file troppo grande, ti propone di caricarlo su Drive e mandare il collegamento. Accetti e hai finito.
2. Controlla i permessi prima di mandare: Drive di solito lo condivide con «chiunque abbia il link». Se il file è riservato, cambialo in «solo le persone indicate», così serve un accesso.
3. Metti una scadenza, se il servizio lo permette: un collegamento che resta valido per sempre è un file che gira per sempre.
4. Il vantaggio grosso rispetto ai servizi di trasferimento: puoi togliere l'accesso in qualunque momento, anche dopo. Con un file caricato su un servizio di trasferimento, una volta mandato è fuori dal tuo controllo.
5. Mail Drop su Apple è la soluzione più invisibile: alleghi un file fino a 5 GB e il sistema fa tutto da solo. Il collegamento però scade dopo trenta giorni.

I servizi di trasferimento

Sono comodi e non richiedono che nessuno abbia un account. Vanno bene, con due cose da sapere.

1. Come funzionano: carichi il file, ti danno un collegamento (o lo mandano loro via mail), e chi lo riceve scarica. Il file resta sui loro server per qualche giorno e poi sparisce.
2. I limiti gratuiti stanno in genere fra i 2 e i 5 GB per invio, e la scadenza fra i tre e i sette giorni. Per file più grandi o scadenze più lunghe si paga.
3. Il primo punto da sapere: il file sta sui loro server. Vale la stessa regola dei convertitori di PDF — se dentro c'è un contratto, una cartella clinica o dei dati di clienti, non è il posto giusto.
4. Il secondo: scadono. Se il destinatario apre la mail fra dieci giorni, il file non c'è più e dovete rifare tutto. Per una consegna importante, il collegamento dal proprio cloud è più affidabile.
5. Un uso in cui sono la scelta migliore: mandare qualcosa di grosso a una persona che non ha nessun account e non deve installare niente — un cliente anziano, un fornitore occasionale. Lì la semplicità vince.

Se il file contiene roba riservata

Questa sezione vale più delle altre tre se quello che mandi non è tuo.

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   • Va messo in sicurezza: non si apre su internet, si usa la VPN
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1. Metti una password al file, non solo al collegamento. Un archivio ZIP cifrato con password si fa senza installare niente, e la password si manda per un'altra strada — un messaggio, una telefonata. Se qualcuno intercetta il collegamento, senza la password non ci fa niente.
2. Non mandare mai password e collegamento nello stesso messaggio: è l'errore che annulla tutto il resto.
3. Preferisci il collegamento con scadenza e accesso ristretto rispetto al servizio di trasferimento: puoi revocarlo, e sai chi ha scaricato.
4. Se sono dati di clienti, la scelta non è solo tua. Caricarli su un servizio qualunque è un trattamento di cui rispondi tu: per quel tipo di invio esistono servizi con contratto, o la strada del proprio NAS, che è anche più economica se la cosa si ripete.
5. Per l'invio con valore legale c'è la PEC, che è un'altra cosa: prova che hai mandato e che è arrivato. Ha limiti di dimensione bassi, quindi spesso si manda per PEC un collegamento e non il file.