Da PDF a Word: come si fa, e quando conviene non farlo

La prova di due secondi

Apri il PDF e prova a selezionare una riga di testo col mouse, come faresti in una pagina web. Da lì dipende tutto.

Convertire con quello che hai già

Questa è la strada che quasi nessuno conosce ed è la prima da provare: Word apre i PDF da solo, da anni, e li converte in un documento modificabile senza che il file esca dal tuo computer.

1. In Word: File → Apri → scegli il PDF. Ti avvisa che convertirà il documento e che l'aspetto potrebbe cambiare un po'. Accetti, e dopo qualche secondo hai un documento modificabile.
2. Funziona anche con la versione web di Word, che è gratuita: lì il file passa dal tuo account Microsoft, che è comunque tuo — diverso da un sito sconosciuto.
3. Con LibreOffice (gratuito): apre i PDF in Draw, non in Writer — è l'errore in cui cascano tutti — e per i documenti semplici se la cava bene. Tutto sul tuo computer.
4. Su Google Documenti: si carica il PDF su Drive, tasto destro → Apri con → Documenti Google. Fa la stessa cosa ed è gratis, ma attenzione: qui il documento esce dal tuo computer e finisce sui server di Google. Per un referto o una busta paga non è la strada.
5. Su Mac, Pages non serve: non sa aprire i PDF, li accetta solo come immagine da incollare. La strada Apple è un'altra — si apre il PDF con Anteprima, si seleziona il testo e lo si incolla dove serve.

I siti online: quando sì e quando mai

Sono comodissimi e funzionano bene. Il problema non è la qualità: è cosa stai caricando.

Quando carichi un PDF su un sito, quel file finisce sul server di qualcun altro. I servizi seri lo cancellano dopo qualche ora e lo dichiarano; gli altri non dicono niente. E il punto è che chi converte un PDF in Word, molto spesso, sta convertendo proprio il tipo di documento che non dovrebbe girare.

1. Se proprio devi usarne uno, guarda tre cose: che l'indirizzo sia in https, che la pagina dica per quanto tempo conservano il file, e che ci sia un'informativa vera con un'azienda dietro.
2. Diffida di quelli che chiedono la mail per «mandarti il risultato»: è un modo di raccogliere indirizzi, e non serve a niente per convertire.
3. Non installare le estensioni del browser che promettono la conversione con un clic: per funzionare chiedono di leggere tutto quello che apri, che è un prezzo altissimo per una comodità piccola.
4. Se il documento riguarda un cliente, la questione non è la tua prudenza: quei dati non sono tuoi, e caricarli su un servizio qualunque è una cosa di cui rispondi tu.

Se il PDF è una fotografia

È il caso della prova fallita: dentro non c'è testo, ci sono immagini delle pagine. Succede con tutto quello che è stato scansionato o fotografato.

Qui serve il riconoscimento ottico dei caratteri, che in giro si chiama OCR: un programma guarda l'immagine e ricostruisce le lettere.

1. La strada gratuita più efficace è Google Documenti, ma il file esce dal tuo computer: si carica il PDF su Drive, tasto destro → Apri con → Documenti Google. Fa il riconoscimento da solo ed è sorprendentemente buono, anche in italiano.
2. Tre limiti che Google dichiara e che nessuno legge. Il file deve stare sotto i 2 MB, e moltissime scansioni non ci stanno: va prima compresso, se no il riconoscimento non parte e non capisci perché. Il testo deve essere alto almeno 10 pixel: è la causa vera di quasi tutti i fallimenti, più delle scansioni storte. E elenchi, tabelle, colonne e note a piè di pagina di solito non vengono riconosciuti.
3. E il documento finisce sui server di Google: per un referto o una busta paga, usa Anteprima sul Mac, che riconosce il testo senza far uscire niente.
4. Su Mac, l'applicazione Anteprima riconosce il testo nelle immagini, e spesso basta selezionarlo e copiarlo. Se invece vuoi un PDF cercabile, la strada è File → Esporta → «Incorpora testo»: la voce compare solo se il testo non è già stato riconosciuto. Niente esce dal Mac, ed è il motivo per cui questa è la strada giusta per i documenti riservati.
5. Su telefono, l'applicazione Google Drive e quella di Microsoft Lens scansionano e riconoscono il testo mentre fotografi. Per un foglio singolo è la strada più rapida.
6. Aspettati errori, sempre: il riconoscimento sbaglia sulle scansioni storte, sui documenti sbiaditi e sulle tabelle. Il testo va riletto, non incollato e via.
7. Sulla scrittura a mano funziona molto peggio: a volte qualcosa esce, ma non contarci.

Perché la formattazione si rovina

È la lamentela numero uno dopo la conversione, e capirne il motivo aiuta a decidere se vale la pena insistere.

Un PDF non contiene un documento: contiene le istruzioni per disegnare delle pagine. Dice «metti questa lettera in questo punto», non «questo è un titolo». Convertendolo, il programma deve indovinare cos'era un titolo, cos'era una tabella e dove finiva un paragrafo — e sui documenti complessi indovina male.