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Come impostare la risposta automatica email (fuori sede)

Su Gmail si chiama Risponditore automatico ed è in Impostazioni → Visualizza tutte le impostazioni → Generali; su Outlook sul web si chiama Risposte automatiche ed è in Impostazioni → account (il percorso cambia nelle altre versioni, vedi sotto). La differenza che conta di più: Gmail non risponde mai a email finite in Spam o a mailing list a cui sei iscritto, mentre Outlook risponde anche a queste se scegli di rispondere pure ai mittenti esterni alla tua organizzazione.

Fabrizio Picco
scritta il 28 settembre 2026 · si legge in 8 minuti

Stai per essere irraggiungibile — ferie, malattia, un viaggio di lavoro — e vuoi che chi ti scrive lo sappia subito, senza dover rispondere a mano a ogni email. Ecco i percorsi esatti per attivarla su Gmail e su Outlook, computer e telefono, e le differenze che contano davvero fra i due: cosa succede con lo spam, quando la risposta si ripete allo stesso mittente e cosa cambia se in Outlook hai un account Gmail.

Cosa devi sapere prima di cominciare

Sono le cose scritte nelle pagine ufficiali di Google e Microsoft, e cambiano il modo di procedere.

Il rischio concreto con Outlook: se rispondi in automatico anche allo spam e al phishing, stai confermando a chi te lo manda che il tuo indirizzo è attivo e letto — è la stessa Microsoft a consigliare di limitare l'invio ai soli contatti.
CosaCome stanno le cose
Nome ufficiale su GmailRisponditore automatico — «risposta ferie» non compare su nessuna pagina ufficiale
Nome ufficiale su OutlookRisposte automatiche — il vecchio nome era «assistente Fuori sede»
Spam e mailing listGmail non risponde mai a email finite in Spam o a mailing list a cui sei iscritto; Outlook sì, se rispondi anche ai mittenti esterni alla tua organizzazione
Se la stessa persona scrive di nuovosu Gmail, se sono passati più di 4 giorni dalla prima risposta e il risponditore è ancora attivo, gliene arriva un'altra da solo; su Outlook arriva una sola risposta a ciascuna persona, e Microsoft non specifica dopo quanti giorni (eventualmente) ne arrivi una seconda
Account Gmail, Yahoo o POP/IMAP dentro Outlookla funzione «Risposte automatiche» non è disponibile in nessuna versione. Solo in Outlook classico per Windows Microsoft propone un metodo alternativo con una regola, che funziona solo se lasci Outlook aperto sul computer; nel nuovo Outlook e su Mac non propone alternative
  1. Cerca il nome giusto: «Risponditore automatico» su Gmail, «Risposte automatiche» su Outlook.
  2. I «4 giorni» di Gmail non si attivano: è il sistema a decidere da solo se rimandare la risposta allo stesso mittente, non un'opzione da spuntare.
  3. Se in Outlook hai un account Gmail, Yahoo o POP/IMAP, la funzione non è disponibile in nessuna versione: solo in Outlook classico per Windows esiste un metodo alternativo con una regola, vai alla sezione su Outlook per Windows.

Gmail da computer: attivare il Risponditore automatico

Vale sia per un account Gmail personale sia per un account di lavoro o di scuola (Google Workspace): la pagina ufficiale non fa distinzione fra i due per questa funzione. Esiste una funzione diversa, separata, per la risposta automatica di un intero gruppo Workspace: non è la stessa cosa e non la gestisce chi scrive la singola email.

Mentre il risponditore è attivo, Gmail mostra un banner in cima alla Posta in arrivo con il pulsante Termina adesso per disattivarlo subito. Se hai una firma, compare sotto la risposta automatica. La risposta resta attiva dalla mezzanotte della data di inizio alle 23:59 della data di fine, se non la disattivi prima.
  1. Apri Gmail sul computer.
  2. In alto a destra fai clic su Impostazioni, poi Visualizza tutte le impostazioni.
  3. Nella scheda Generali, scorri fino alla sezione Risponditore automatico.
  4. Seleziona Attiva risponditore automatico.
  5. Inserisci l'intervallo di date, l'oggetto e il messaggio.
  6. (Facoltativo) Per rispondere solo ai tuoi contatti, seleziona la casella sotto il messaggio — il testo esatto non è indicato per la versione computer; su iPhone la stessa casella si chiama «Invia solo ai miei Contatti».
  7. Fai clic su Salva modifiche in fondo alla pagina.
La sezione Risponditore automatico dentro Impostazioni → Generali di Gmail da computer: Primo giorno, Ultimo giorno e la casella per rispondere solo ai contatti (illustrazione ricostruita)
La sezione Risponditore automatico dentro Impostazioni → Generali di Gmail da computer: Primo giorno, Ultimo giorno e la casella per rispondere solo ai contatti (illustrazione ricostruita)

Gmail sul telefono: Android e iPhone

Il percorso nell'app non è lo stesso della webmail, e non è identico fra Android e iOS.

PassaggioAndroidiPhone e iPad
Apri l'app e vai suMenu (in alto a sinistra) → Impostazioni → il tuo accountMenu (in alto a sinistra) → Impostazioni → in «Scrivi e rispondi»
Voce da toccareRisponditore automaticoRisponditore automatico
Come si attivainterruttore in alto nella schermatal'opzione Risponditore automatico
Solo ai tuoi contatti«la relativa casella sotto il messaggio» (testo esatto non riportato dalla fonte per Android)tocca Invia solo ai miei Contatti sotto il messaggio
Per confermaretocca Finetocca Salva in alto a destra
  1. Su entrambe le piattaforme, dopo aver attivato il Risponditore automatico inserisci l'intervallo di date, l'oggetto e il messaggio: sono gli stessi campi della versione computer.
La schermata Risponditore automatico dell'app Gmail su Android, con l'interruttore attivo in alto e i campi Oggetto e Messaggio (illustrazione ricostruita)
La schermata Risponditore automatico dell'app Gmail su Android, con l'interruttore attivo in alto e i campi Oggetto e Messaggio (illustrazione ricostruita)

Outlook.com e Outlook sul web

Vale per un indirizzo @outlook.it, @outlook.com, @hotmail.it o @live.it aperto dal sito.

Attenzione se attivi le risposte ai mittenti esterni: Microsoft avvisa che la risposta parte per tutti gli indirizzi da cui ricevi posta, comprese newsletter, pubblicità e perfino la posta indesiderata — mentre Gmail non risponde mai a email finite nella cartella Spam o a mailing list a cui sei iscritto. Per limitare il rischio, la stessa Microsoft consiglia di scegliere Invia risposte solo ai contatti.
  1. In alto a destra tocca Impostazioni, poi account, quindi Risposte automatiche.
  2. Seleziona Attiva le risposte automatiche.
  3. Per un periodo preciso, seleziona Invia risposte solo durante questo periodo di tempo e inserisci l'ora di inizio e di fine: se non la selezioni, le risposte restano attive finché non scegli a mano Non inviare risposte automatiche.
  4. Scrivi il messaggio: puoi formattarlo con carattere, colore ed emoji.
  5. Ci sono anche tre caselle per il calendario, indipendenti dal messaggio: Blocca il mio calendario per questo periodo, Rifiuta automaticamente i nuovi inviti per eventi durante questo periodo e Rifiuta e annulla le mie riunioni durante questo periodo.
  6. Se hai un account aziendale o scolastico e vuoi rispondere anche a chi ti scrive da fuori la tua organizzazione, seleziona Invia messaggi di risposta automatica ai mittenti esterni alla mia organizzazione (disponibile solo per questo tipo di account).
  7. Al termine, scegli Salva nella parte superiore della pagina.
La pagina Impostazioni → account → Risposte automatiche di Outlook sul web, con l'interruttore attivo e le date di inizio/fine (illustrazione ricostruita)
La pagina Impostazioni → account → Risposte automatiche di Outlook sul web, con l'interruttore attivo e le date di inizio/fine (illustrazione ricostruita)

Outlook per Windows (nuovo e classico) e per Mac

Con un account Exchange o Microsoft 365 la funzione è nativa in tutte le versioni. Con un account Gmail, Yahoo o un altro account POP o IMAP aggiunto a Outlook per Windows o per Mac, invece, non è disponibile.

Se il pulsante «Risposte automatiche» non compare in Outlook classico per Windows, è possibile che l'account sia un Gmail, uno Yahoo o un altro POP/IMAP: solo lì Microsoft indica un metodo alternativo basato su una regola che risponde ai messaggi in arrivo, ma funziona solo se lasci Outlook aperto e in esecuzione sul computer — se lo chiudi, la regola smette di rispondere. Nel nuovo Outlook e su Mac, con questi account la funzione non è disponibile e Microsoft non propone alternative. In tutte le versioni con date di inizio e fine impostate, le risposte automatiche si disattivano da sole alla scadenza; senza date vanno disattivate a mano. Informazione a termine: a settembre 2026 Microsoft dichiara che il supporto della versione legacy di Outlook per Mac terminerà a ottobre 2026; se il supporto continui dipende dalla licenza Microsoft 365, Office o Outlook attiva.
  1. Nuovo Outlook per Windows. Scheda Visualizza, poi Visualizzare le impostazioni nel nuovo Outlook. Vai su Account, poi Risposte automatiche, attiva l'interruttore Risposte automatiche, scegli Invia risposte solo durante un periodo di tempo se vuoi un inizio e una fine, seleziona Invia risposte solo ai contatti per limitarla ai mittenti esterni presenti nel tuo elenco Contatti, e alla fine scegli Salva.
  2. Outlook classico per Windows. Scheda File, poi Risposte automatiche. Nella finestra seleziona Invia risposte automatiche, imposta facoltativamente un intervallo di date e scrivi la risposta nella scheda Risposte automatiche; se hai un account aziendale o scolastico puoi scrivere un testo diverso nelle schede All'interno dell'organizzazione e All'esterno dell'organizzazione.
  3. Outlook per Mac. Nel riquadro di spostamento seleziona Posta, poi il menu Strumenti e Risposte automatiche. Seleziona l'account e attiva l'interruttore accanto a Invia risposte automatiche, scrivi il messaggio e, se vuoi, imposta le date di inizio e fine (le risposte si disattivano da sole alla scadenza). Al termine, chiudi la finestra Risposte automatiche.
La finestra Risposte automatiche di Outlook classico per Windows (scheda File), con l'intervallo di date facoltativo e le schede All'interno / All'esterno dell'organizzazione (illustrazione ricostruita)
La finestra Risposte automatiche di Outlook classico per Windows (scheda File), con l'intervallo di date facoltativo e le schede All'interno / All'esterno dell'organizzazione (illustrazione ricostruita)

App Outlook su iPhone e Android

Vale solo per quattro tipi di account: Microsoft 365, Exchange, Exchange (ibrido) e Outlook.com. La pagina ufficiale non cita Gmail, Yahoo o POP/IMAP fra quelli supportati nell'app.

  1. Tocca Impostazioni, poi il tuo account, quindi Risposte automatiche, e attiva l'interruttore.
  2. Per un periodo di tempo, attiva Rispondi durante un periodo di tempo e imposta l'ora di inizio e di fine.
  3. Per bloccare il calendario nello stesso periodo, attiva Blocca il mio calendario e dai un nome all'evento; per cancellare gli impegni già fissati usa Cancella il mio calendario e scegli quali riunioni annullare o rifiutare.
  4. Scegli se rispondere a tutti o solo all'organizzazione: puoi scrivere un messaggio diverso per i colleghi e per i mittenti esterni.
  5. Tocca Salva.
La schermata Risposte automatiche dell'app Outlook su iPhone, con l'interruttore attivo e la scelta fra rispondere a tutti o solo all'organizzazione (illustrazione ricostruita)
La schermata Risposte automatiche dell'app Outlook su iPhone, con l'interruttore attivo e la scelta fra rispondere a tutti o solo all'organizzazione (illustrazione ricostruita)

Domande frequenti

Come si chiama la risposta automatica su Gmail?

Si chiama Risponditore automatico. «Risposta ferie» non è un nome ufficiale: non compare su nessuna pagina di supporto Google.

Perché Outlook a volte risponde anche allo spam?

Perché se scegli di rispondere anche ai mittenti esterni alla tua organizzazione, Outlook invia la risposta automatica a tutti gli indirizzi da cui ricevi posta, comprese newsletter, pubblicità e spam. È l'opposto di Gmail, che queste email non le tocca mai. Per evitarlo, scegli Invia risposte solo ai contatti: lo consiglia la stessa Microsoft.

Cosa sono i «4 giorni» del risponditore di Gmail?

Non è un'opzione da attivare: è un comportamento automatico. Se la stessa persona ti scrive di nuovo dopo 4 giorni dalla prima risposta ricevuta, e il risponditore è ancora attivo, gliene arriva un'altra. C'è un'eccezione: se nel frattempo modifichi il testo della risposta automatica, chi ti scrive di nuovo riceve subito la versione aggiornata, anche prima dei 4 giorni.

Posso usare le risposte automatiche di Outlook con un account Gmail?

No: con un account Gmail, Yahoo o un altro account POP o IMAP aggiunto a Outlook, il pulsante «Risposte automatiche» non è disponibile in nessuna versione. Solo in Outlook classico per Windows Microsoft indica un'alternativa: una regola che risponde ai messaggi in arrivo, ma funziona solo se lasci Outlook aperto e in esecuzione sul computer. Nel nuovo Outlook e su Mac, con questi account, non propone alternative.

Devo per forza mettere una data di fine?

Su Outlook è dichiarato esplicitamente facoltativo: se non imposti un periodo, le risposte restano attive finché non le disattivi a mano. Su Gmail la pagina ufficiale non specifica se il campo della data di fine sia obbligatorio o facoltativo nell'interfaccia — non è un dato dichiarato, quindi va verificato guardando direttamente il modulo quando lo apri.

Da dove vengono questi dati

Dati controllati il 28 settembre 2026.

Questa guida l’ho scritta con l’aiuto dell’intelligenza artificiale e l’ho verificata sulle fonti qui sopra prima di pubblicarla. Come lavoro

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